PROJEKTMANAGEMENT: NEUORGANISATION ARCHIV

slide-1-640PROJEKTMANAGEMENT: NEUORGANISATION ARCHIV UND ARCHIVIERUNGSSYSTEM

Durch das Projektmanagement vom 04. Juli bis 15.Juli 2016 für die TÜV Rheinland Akademie, Berlin lernte ich bei der Umsetzung die Vorteile der Zusammenarbeit mit dem Qualitätsmanagement näher kennen. Die kostenoptimierte Vorgehensweise der QM-Technik PDCA-Zyklus spart durch das ganzheitliche Kreislaufdenken der Prozesse von Anfang an Ressourcen und nicht wie sonst oft an Qualität und Nutzen.

  • Schritt 1: Bestandsaufnahme Ist-Zustands von Lager- und Archivierungssystem Büro. Erstellung eines Konzepts zur Neuorganisation für den Standort Schönefeld
  • Schritt 2: Ermittlung von Wünschen der Mitarbeiter an die Neuorganisation und Abklärung der bereitstehenden finanziellen und personellen Ressourcen für die Umsetzung
  • Schritt 3: Da ein flexibles Archivsystem passend zum bereits vorhandenen Ablagesystem für laufende und abgeschlossene Maßnahmen gewünscht wurde, ist ein „rollierendes Archivsystem“ nach dem Kaizen-Prinzip als passende Ergänzung vorgeschlagen worden. Durch die „rollierende Archivierung“ ist sichergestellt, dass keine Unterlagen unnötig aufbewahrt werden. Für die Möblierung wurden vom Gebrauchthändler zwei flexible Archivschwerlastregale im Stecksystem für Aktenordner angeschafft. Als Stauraum für Arbeitsmaterialien von Büro- und Schulungsbereich „Aviation“ gibt es neben beschrifteten Lagerkartons einen Kleiderwagen und klassische Regale als passend untergliederter Archivstauraum.
  • Schritt 4: Das Konzept der „rollierende Archivierung“ sieht vor, dass es einen wie von den Mitarbeitern gewünschten „Kreislauf der Ablage“ gibt; mit anderen Worten bereits bei der Anlage der Maßnahmeordner im sog. Archiv 1 (Büro 2. Stock) werden alle Ordner passend mit Formularen ausgestattet für die nächsten Archivschritte Archiv 2 (Keller mit Aufbewahrung max. 2 Jahre) und Archiv 3 (Standort Lauchhammer ab 3. Jahr zur gesetzlichen Aufbewahrung im Karton mit anschließender Vernichtung nach 11 Jahren)
  • Schritt 5: Dokumentation der Neuorganisation im Lager durch gespiegelte Beschriftung der Regalböden (Maßnahmename- und Dauer) wie in Archiv 1. Auch wurde das Konzept des „rollierenden Archivs“ mit notwendigen Formularen im Computer abgelegt. Alle Mitarbeiter bekamen eine Schulung für das Konzept nach Abschluss des Projekts mit den „neuen Spielregeln“.

Abschluss: Alle Maßnahmen konnten wie gewünscht mit ganz kleinem finanziellem Budget und geringer Einbeziehung der Standortmitarbeiter termingerecht umgesetzt werden. Es wurde auf Gebrauchtware von Händler- und Privatverkäufer zurückgegriffen.

KUNDENREFERENZ NEUORGANISATION ARCHIV

Die Mitarbeiter vom TÜV Rheinland Akademie und der Betriebsleiter Mario Streit vom Standort Schönefeld sagen zum Projektabschluss:

„Das Projekt führte Frau Müller hoch motiviert und sehr diszipliniert zum Erfolg. Beeindruckend war, mit welcher Ausdauer Frau Müller das Projekt vorwärts brachte, wie flexibel und in welcher Schnelligkeit Aufgaben gelöst wurden.“

Das wollen Sie auch? Haben Sie selbst ein Archiv / Lagerraum was unbedingt eine Neuorganisation und Einrichtung braucht? Oder kennen Sie einen Fachkollegen bei dem es ansteht? Dann sollten wir miteinander sprechen. Schicken sie einfach eine email oder direkt anrufen unter 0171-2146731.

Wir freuen uns auf Sie!